לא אחת אתם שומעים על תקשורת בארגונים או תקשורת פנים ארגונית ולא לגמרי מבינים את המשמעות. העובדה שאתם קיימים בארגון זה או אחר בין אם בתפקיד בכיר ובין אם בתפקיד פחות בכיר לא מוציאה אתכם מהמשוואה של תקשורת בתוך הארגון, ומיד גם תבינו כיצד זה עובד ולמה התפקיד שלכם בתוך התהליך הזה הוא חשוב, ומהותי.
מהי תקשורת בארגון
תקשורת בארגון, או כפי שהיא קרויה גם ‘תקשורת ארגונית’ היא למעשה תחום הנמצא במסגרת מדעי התקשורת ועוסק בצורה מדויקת ועמוקה על הצורה בה התקשורת בין אנשים בארגונים עובדת, ואף מאפשרת ניתוח של התפקיד של התקשורת בארגון. לתקשורת בארגון מעבר לכל התפקידים המשמעותיים והיתרונות, יש יתרון בסיסי ומרכזי והוא למעשה בניית אמון ושקיפות בין העובדים, ובין הדרגים השונים.
תקשורת בארגון באה לידי ביטוי במסמכים, נהלי עבודה, העברת מידע בין הדרגים השונים בארגון ובין המחלקות בארגון. בנוסף לכך, פרט לתקשורת בארגון שקשורה למידע הפנימי בתוכו, יש חשיבות משמעותית גם לתקשורת חיצונית בארגון מול לקוחות, ספקים וגורמים נוספים.
לא מעט ארגונים מעניקים תשומת לב רבה על תקשורת פנים ארגונית היות וארגונים אלו הם בעלי מבנה מאד מורכב. ולכן, נדרשת תקשורת בארגון מתוכננת מראש ומסודרת לצורך שמירה על יחסים טובים ואיכותיים בין המחלקות, והדרגים בארגון.
את התקשורת הפנים ארגונית בארגון אפשר לחלק לשני סוגים עיקריים:
- תקשורת פורמלית – מידע הזורם בארגון וקשור לפעילות באמצעות המיילים השונים, המסמכים, הישיבות והדרגים השונים ברמה הפורמלית.
- תקשורת בלתי פורמלית – התקשורת הבלתי פורמלית היא למעשה המידע שעובר בין הקבוצות ובין האנשים בארגון, ואין לה שום קשר לפעילות הארגון הפורמלית.
אילו סוגים של תקשורת קיימים בארגונים השונים?
קיימים ארבעה סוגים של תקשורת בארגונים השונים, וחשוב להכיר אותם לעומק:
- התקשורת האופקית – זוהי תקשורת שזורמת בין דרגים המקבילים בארגון. וזאת על מנת שאפשר יהיה לשמור על תיאום, על ביצועים ועל דיוק של משימות העוברות בתחומי האחריות של חברה, יחידה או צוות זה או אחר בתוך הארגון.
- התקשורת האנכית מטה – תקשורת זו עוברת מדרג זה או אחר, לדרג תחתון יותר בהיררכיה הארגונית. תקשורת זה בעיקר משמשת לצורך התוויית נהלי עבודה אלו ואחרים. משימות, יעדים ועוד תכניות עבודה המגיעות מתוך החלטות של הדרגים הניהוליים בארגון.
- התקשורת האנכית כלפי מעלה – תקשורת זו עוברת למעשה כלפי מעלה בהיררכיה הארגונית. דרג אחד מעביר לדרג מעליו את המידע, תוך סינון המידע הלא רלוונטי בהתאם.
- התקשורת החיצונית – זוהי תקשורת שזורמת בין היחידות השונות בארגון אל אותם הגורמים שלא שייכים לארגון אך באופן עקיף יש קשר ביניהם. ספקים, לקוחות, מתן שירות ללקוחות ושימור הלקוחות. לכל אלו חייבת להיות תקשורת יעילה שתביא אפקטיביות רבה לארגון, ולמוניטין של הארגון.
כיצד ניתן לשפר את התקשורת בארגון
כשאנחנו מדברים על שיפור התקשורת הפנים ארגונית בארגון אפשר לעשות זאת באמצעות ארבעה צעדים פשוטים:
- העצמה – העצמת העובדים ומתן אופציה לביטוי ויצירה בעבודה תעניק להם תחושה שהם מעורבים בעומק הארגון, ובכך התנועה התקשורתית תהיה אפקטיבית יותר.
- הרחבת התקשורת הלא פורמלית – הערכה, הכרה וכבוד לעובדים ולתרומתם לארגון ללא שום קשר לתפקיד, או להשתייכות הארגונית תאפשר תחושה טובה יותר בארגון ותעשיר את התקשורת הלא פורמלית לכיוון החיובי.
- שיתוף פעולה – שיתוף פעולה הדדי בתוך הארגון, הדדיות, ועבודת צוות איכותית תביא לפעילות חברתית איכותית בארגון ותתרום לתחושה המשפחתית הענפה.
כמעט כל ארגון מוצא את עצמו זקוק להדרכה בתחום של תקשורת פנים ארגונית באמצעות סדנאות, ימי עיון והרצאות. תקשורת פנים ארגונית מאפשרת לנו להטמיע תרבות של מותר לטעות ולתקן וכך גם להעצים את העובדים בחברה, לא משנה באיזה תפקיד, או דרג. בעיקר בשל העובדה הזאת, מומלץ שלא לעבור תהליך של שיפור תקשורת בארגון לבד, אלא באמצעות ליווי מקצועי צמוד שיביא באמת לתוצאות האיכותיות להן אתם מצפים.