כשאנחנו שומעים על תקשורת בארגונים, או על תקשורת שהיא פנים ארגונית אנחנו לא תמיד מבינים מה המשמעות. אנחנו יודעים שאנחנו חלק מארגון, בין אם אנחנו מתפקדים בו בתפקידים בכירים ובין אם אנחנו מתפקדים בו בתפקידים פחות בכירים. לצד כל זאת, חשוב שנבין היכן אנחנו במשוואה של תקשורת בתוך ארגון. ברגע שנבין היכן אנחנו במשוואה הזאת, נדע למקסם את התקשורת ולהביא אותה ביחד איתנו לתוצאות מיטביות ולפוקנציונליות איכותית.
מה זה תקשורת בארגון
תקשורת בארגון יכולה לבוא לידי ביטוי בנהלי העבודה, במסמכים, בין העברת המידע בין התפקידים השונים ובהיררכיה המתאימה. בסידור ההיררכיה, בפתרון בעיות בתוך המידע הפנימי בארגון. ויש לה חשיבות מאד גבוהה גם מול הלקוחות, כוח האדם עצמו בתוך הארגון, ואף מול ספקים. למעשה, היא בשליטה מלאה על כל מה שקורה בארגון פנימה, ומחוץ לו.
ארגונים רבים מעניקים תשומת לב מיטבית לתקשורת בארגון בעיקר בשל העובדה שמדובר באלמנטים מורכבים בהם התקשורת הפנים ארגונית עושה סדר. שמירה על יחסים טובים בין מחלקה למחלקה, יחסים פורמליים בין הדרגים השונים, ויחסי אנוש מול לקוחות וספקים.
תקשורת פנים ארגונים מחולקת למעשה לשני סוגים עיקריים כאשר ישנה תקשורת פורמלית הבאה לידי ביטוי במיילים, במסמכים, ובישיבות. וישנה תקשורת בלתי פורמלית שעוברת בין האנשים בארגון, ובין הקבוצות ואין לה קשר לפעילות הארגון הרשמית.
מהם מרכיבי התקשורת
היות ומרכות התקשורת בארגונים השונים משולבות באופן ישיר אל ההון האנושי, ארגון ללא תקשורת אנושית לא באמת יכול להתקיים וחייב להיות מורכב מנהלי עבודה וכללי התנהגות רלוונטיים. על כן חשוב להכיר מהם מרכיבי התקשורת:
- יוזם התקשורת
יוזם התקשורת מחליט על איזה תוכן הוא הולך להפיץ ובאיזה אמצעי תקשורת. חשוב לעשות זאת ברמה ברורה על מנת שמי שעומד מול יוזם התקשורת יבין באמצעות היזון חוזר מהו הרעיון, מהן ההנחיות ומהם הרגשות שיוזם התקשורת מעביר. ציורים, מילים, תנועות יד, הבעות פנים או ווקאליות. לכל אלו יש השפעה, כמו גם למהירות ולדגשים להבנת התקשורת. - אמצעי התקשורת
יוזם התקשורת המפיץ את התוכן מחליט באילו צינורות תקשורת הוא מעביר את המסרים על מנת לקבל את האפקט הטוב ביותר, ובמהירות מיטבית. ועל כן תקשורת שזורמת מהדרג הנמוך לגבוה מחוייבת לעבור בצינורות המקובלים. - קליטת המסרים
קולטי המסרים חייבים להבין את התוכן המופץ אליהם. להקשיב, להתרכז ואם אינם מעוניינים בו לא תהיה כאן באמת הבנה של המסרים, לא משנה מאיזה דרג מדובר. על מנת שהקולטים באמת יבינו את התוכן שנשלח אליהם חשוב שיוודאו זאת באמצעות שאלות ותשובות שיקבלו מיוזמי התקשורת. על התשובות להיות מספיק ברורות ומפורטות. - היזון חוזר
היזון חוזר הוא למעשה האישור של האנשים שמקבלים את המסר, והבינו אותו. בהתאם לכך אפשר להמשיך תקשורת בריאה ולתקן דברים ומסרים תוך כדי תנועה. היזון מתבטא לרוב בהנהון, מילים או גם אי הסכמה.
מהם סוגי התקשורת בארגונים?
ישנם ארבעה סוגים עיקריים של סוגי תקשורת פנים ארגוניים:
- תקשורת אופקית
תקשורת הזורמת בין הדרגים המקבילים בארגון על מנת לשמור על ביצועים מדויקים ותיאום בין הדרגים. - תקשורת אנכית מטה
תקשורת העוברת מדרג זה או אחר לדרגים תחתוניים יותר בהיררכיה לצורך התוויית נהלי עבודה. - תקשורת אנכית מעלה
תקשורת העוברת כלפי מעלה בהיררכיה הארגונית כאשר דרגים מעבירים את המידע תוך סינון למידע רלוונטי בלבד. - תקשורת חיצונית
תקשורת הזורמת בין אותן יחידות מגוונות ושונות בארגון, אל גורמים שלא שייכים לארגון אך יש ביניהם קשר עקיף.
קשה למצוא כיום ארגונים שלא זקוקים להדרכה על תחום התקשורת הפנים ארגונית. אך כשחושבים על כך, השקעה בהדרכות ובסדנאות בתחומים אלו מביאה לתוצאות לא פחות ממושלמות. וכל ארגון שעובר תהליך של שיפור התקשורת בליווי מקצועי וצמוד, ידע להעיד על פונקציונליות גבוהה, לצד חיי חברה עשירים ומרתקים.